Ab Dienstag, dem 1. April 2025, müssen Rechnungssteller in Rheinland-Pfalz gesetzlich E-Rechnungen für öffentliche Aufträge und Konzessionen einreichen. Diese verpflichtende Regelung, die zuvor auf freiwilliger Basis beruhte, zielt darauf ab, die Digitalisierung der Verwaltung zu fördern und die Bezahlung von Aufträgen zu vereinfachen. Das berichtet die Offizielle Webseite des Landkreises Mainz-Bingen.
E-Rechnungen unterscheiden sich grundlegend von herkömmlichen Papier- und digitalen Rechnungen, wie etwa PDFs. Sie müssen im strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datenformat, dem Standard XRechnung, übermittelt werden. Für die elektronische Rechnungsstellung müssen sich die Rechnungssteller im zentralen E-Rechnungs-Portal RLP (ZRE) registrieren. Dieses Portal bietet einen kostenfreien und einfachen Zugang zur Übermittlung von Rechnungen an Behörden in Rheinland-Pfalz und im Saarland.
Vorteile der E-Rechnung
Das ZRE sorgt dafür, dass Rechnungen automatisch an die korrekten Stellen der Behörden und Einrichtungen geleitet werden. Dies erfolgt durch die Verwendung von Leitweg-IDs, die eine reibungslose Abwicklung fördern. Zukünftige Rechnungssteller werden durch das E-Rechnungsportal umfassend informiert. Hier finden sich Materialien, Anleitungen zur Registrierung sowie Kontaktmöglichkeiten zu Supportstellen, um Fragen schnell zu klären. Laut der Seite e-rechnung.service.rlp.de ist die Nutzung des ZRE für alle Beteiligten im öffentlichen Auftragswesen Pflicht.
Darüber hinaus wird betont, dass die elektronische Rechnungsstellung eine interessante Vorteil bietet. E-Rechnungen sind strukturierte Rechnungen, die elektronisch übermittelt werden und damit eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglichen. Dies reduziert den Aufwand und die Fehlerquote erheblich. Laut e-rechnung-bund.de sind Lieferanten des Bundes seit dem 27. November 2020 bereits verpflichtet, E-Rechnungen bei Direktaufträgen ab 1.000 Euro netto einzureichen.
Registrierung und Einreichung
Um die E-Rechnung erfolgreich einzureichen, müssen Rechnungssteller eine einmalige, kostenfreie Registrierung auf der entsprechenden Plattform vornehmen. Nach der Registrierung können sie sofort mit dem Einreichen ihrer Rechnungen beginnen. Es gibt verschiedene Übertragungswege: von der Webanwendung für direkte Eingaben über den Upload vorab erstellter Rechnungen bis hin zu Webservices via Peppol und E-Mail für größere Rechnungsvolumen. Die Validierung der E-Rechnung erfolgt nach der Einreichung, um die formalen Anforderungen zu prüfen.
Für weitere Informationen und weiterführende Unterstützung stehen zahlreiche Ressourcen und Kontaktdaten in den FAQs des E-Rechnungsportals zur Verfügung. Die Umsetzung dieser Neuerung wird nicht nur die Abwicklung von Aufträgen beschleunigen, sondern auch zur Modernisierung der Verwaltungsprozesse in Rheinland-Pfalz beitragen.